Informasi mengenai beasiswa Fogarty, pertama kali saya baca di milis aids-ina. Ketika itu sih, lewat aja, karena dulu semasa di Fakultas Kedokteran epidemiologi termasuk salah satu mata kuliah yang paling tidak saya kuasai, sehingga ngga kebayanglah mau memperdalam ilmu itu. Tak lama berselang, seorang teman mem-forward lagi email serupa. Kali ini, saya iseng diskusi sama adviser dan kolega saya di kantor tentang tawaran beasiswa itu. Wah, mereka semangat luar biasa, karena adviser saya seorang epidemiologist dan kolega saya Sarjana Kesehatan Masyarakat yang paham ilmu epidemiologi, sehingga mereka mendorong saya untuk mendaftar.

Tak lama setelah saya mendaftar, saya dipanggil wawancara dengan Prof. Detels. Bayangan saya, waduh, ini bakal ditanya-tanya soal apa itu epidemiologi dan sebagainya, langsung deh browsing internet dan tanya sana-sini sama teman-teman saya yang mengerti epidemiologi. Saya kebagian giliran wawancara sebelum makan siang. Saat menunggu, saya bertemu dengan teman-teman sesama pekerja di bidang HIV/AIDS yang juga ikut mendaftar beasiswa ini. Kemudian tiba giliran saya, ternyata sama sekali ngga ditanya soal epidemiologi, malah kami (saya, Prof. Roger Detels dan Mas Pandu Riono) ngobrol soal pengalaman kerja saya. Wawancara berlangsung singkat, sekitar 15 menit. 

Beberapa minggu sesudahnya, saya dapat email dari Mas Pandu bahwa saya lolos seleksi tahap pertama bersama 3 orang lainnya, dan dipersilakan registrasi ke UCLA untuk masuk di quarter Fall 2007. Nah, di sinilah baru perjuangan dimulai:

Registrasi ke UCLA harus dilakukan secara on line. Proses ini agak menyita waktu karena ada banyak dokumen yang harus DIBACA BAIK-BAIK  lalu dilengkapi. Jangan sampai salah mengisi dokumen tersebut karena itu adalah data dasar untuk aplikasi ke UCLA. Lebih baik repot buka kamus deh, daripada salah mengisi malah bermasalah nantinya.

Saat mengisi formulir aplikasi secara on line, nanti diberi tahu dokumen-dokumen apa saja yang harus disediakan dan dikirimkan ke UCLA. Kalau ngga salah, dokumen seperti ijazah, transkrip nilai dan surat rekomendasi dari 2 mantan dosen/pembimbing dan 1 dari pimpinan tempat bekerja saat itu (PERHATIKAN: seluruh dokumen dalam Bahasa Inggris, jadi ijazah dan transkrip harus terjemahan resmi sebaiknya oleh fakultas yang mengeluarkan). Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah hasil tes TOEFL (minimal hasil tes dalam 2 tahun terakhir) dan tes GRE.

Tes TOEFL yang saat ini berlaku resmi adalah yang “internet-based” bukan lagi yang “paper-based” kecuali di beberapa daerah di Indonesia yang belum ada model iBT (internet-based test). Pendaftaran TOEFL harus dilakukan secara on line JAUH-JAUH HARI karena tempat yang terbatas. Biasanya dapat tempatnya bulan berikutnya (harap diperhatikan bahwa pendaftaran ke UCLA sedapatnya dilakukan secepat mungkin karena batas waktu pendaftaran untuk Fall sudah ditutup pada Desember tahun sebelumnya, jadi sebenarnya untuk aplikan Fogarty diberi dispensasi, tapi tentunya harus dilakukan secepatnya jangan berlambat-lambat). Waktu saya, TOEFL minimal 550-570 (standar paper-based), bisa dicek ke penyelenggara mengenai konversi nilai paper-based ke internet-based.

Tes GRE adalah tes untuk kemampuan matematika internasional untuk tingkat akademik S2. Sama dengan TOEFL pendaftaran dilakukan secara on line.

Pendaftaran kedua tes ini dilakukan di situs www.prometric.com . Biaya pendaftaran dibayar secara on line juga dengan kartu kredit, masing-masing sebesar 140 USD (iBT TOEFL) dan 160 USD (GRE). Oya, untuk registrasi UCLA dikenakan biaya sebesar 80 USD, dibayar secara on line. Mengenai biaya registrasi ini, sebenarnya bisa  diminta dibayarkan oleh pihak Fogarty di UCLA. Namun, proses registrasi menjadi lebih lama karena harus berkomunikasi beberapa kali dengan administrator Fogarty di UCLA. Sementara bila biaya registrasi itu belum dibayarkan, maka aplikan tidak akan mendapat password untuk meneruskan proses registrasi yang diperlukan. Jadi, saran saya, lebih baik aplikan yang bayarkan lebih dulu. BILA APLIKAN LOLOS SEBAGAI PENERIMA BEASISWA FOGARTY DAN DITERIMA SEBAGAI MAHASISWA DI UCLA, maka biaya TOEFL, GRE dan registrasi akan diganti di UCLA dengan menyertakan BUKTI-BUKTI PEMBAYARAN. Namun, bila sebaliknya (tidak diterima), maka biaya-biaya tersebut TIDAK DIGANTI.

Sesudah semua aplikasi di-submit secara on line, kirimkan seluruh dokumen pendukung ke alamat yang tertera di formulir registrasi (INGAT, UCLA itu luas, jadi tulis alamat yang spesifik sesuai instruksi, kalau perlu tanya kepada administrator Fogarty di UCLA, ada nama orang yang bisa dicantumkan tidak agar dokumen tidak nyasar). Hasil TOEFL dan GRE akan dikirimkan langsung oleh penyelenggara tes ke UCLA. Sebaiknya dokumen jangan dikirimkan dengan pos biasa karena kurang terjamin, pakailah jasa pengiriman yang terjamin seperti FedEx, UPS atau DHL. Mahal memang, namun kalau ngga sampai bisa dilacak.

Nah, setelah jungkir-balik mengurus segala keperluan administrasi, agak lama tuh baru kemudian dapat kabar diterima atau tidak. Pengalaman saya agak sedikit tidak menyenangkan, sebab sekitar 1,5 bulan kemudian saya dapat email dari UCLA bahwa surat rekomendasi saya hilang sehingga saya harus mengirim ulang.

Saya sempat putus asa, karena dalam kasus saya, mengurus surat rekomendasi tidak mudah (mantan dosen pembimbing saya di Jakarta, sementara saya kerja di Bandung) sedangkan batas waktu yang diberikan hanya seminggu. Saking putus asanya, saya sampai menyatakan pengunduran diri secara resmi ke UCLA (yang langsung diprotes keras oleh Mas Pandu – terima kasih, Mas). Untunglah, pihak UCLA memahami kondisi saya, sehingga mengizinkan saya mengirimkan kopi surat rekomendasi yang sebelumnya melalui email (karena itu, jangan lupa SELALU MEMFOTOKOPI DOKUMEN YANG ANDA KIRIMKAN).

Kira-kira sebulan kemudian, saya mendapat surat dari Prof. Roger Detels menerangkan bahwa saya terpilih sebagai penerima beasiswa BILA saya Departemen Epidemiologi UCLA menerima saya menjadi mahasiswa. Beberapa hari kemudian, saya dapat email dari UCLA menerangkan bahwa saya diterima sebagai mahasiswa. Nah, mulailah perjuangan tahap selanjutnya (perjalanan masih panjang… sampai sekarang saja saya masih berjuang kok hehehe..), yaitu perjuangan untuk datang ke Amerika. Saya akan jelaskan tahap perjuangan ini di tulisan berikutnya ya, supaya jangan keblinger.  (Bersambung )